【幹事さん向け】バス旅行を計画しよう！
【幹事さん向け】バス旅行を計画しよう！
団体で旅行に行こう！決めたは良いけど誰かが率先して動かないと具体的に進んでいかないですよね。
自分で手を上げてその役目を引き受ける人もいれば、責任感が強いとか面倒見が良いからといった理由で大変な仕事が回ってきやすい人、社内の立場上任されている人など事情は違えど団体行動には幹事さんが存在します。
貸切バスを利用する際も、この幹事さんが主となり事前の手配から当日の進行管理やドライバーさんとのコミュニケーションなどの諸々を担います。
今回はそんな大変な幹事さんを任された人のお力になるため、上手なバス旅行の計画の建て方についてお話ししてみたいと思います。
その目的地、バスで行けますか？
貸切バスを借りるために動き出す時点で、おおよそ目的地については決定していると思います。
バスはいくら貸切だからといってもどこにでも行けるわけではありません。
道幅が極端に狭いとか、車両の重量制限があったり、季節によって通行止めになっているなど。
よほど有名な場所でない限り、見積もりの段階でバスが運行できるかどうかをバス会社が確認することはありません。
出発日が近づいてから改めて確認したところ実はバスで行けない場所だから無理です、このように言われて慌てて行き先を変更するケースって稀だけど実はあるんです。
こういったことにならないように、目的地を決めた段階で幹事さんは一度確認しておくことを強くお勧めします。目的地の宿泊施設やそのエリアの観光協会などに問い合わせてみると良いでしょう。
その際バスの大きさを伝えることができれば、より精度の高い情報を集めることができますので以下のページで各車種ごとのサイズを参照してみてくださいね。
参考ページ：貸切バスの種類
無理のない時間配分、できていますか？
出発場所から目的地までの所要時間から食事のタイミングや休憩時間といった大枠の予定を決めていきましょう。
Googleで（出発場所〜目的地）という風に検索してみるといくつかのルートとそれぞれ所要時間や走行距離がわかるのでとても便利です。ただ、曜日や時間帯によって渋滞などで想定どおりの時間で到着しないこともあるのであくまで参考として考えましょう。
また貸切バスは運行２時間につき１回１５〜３０分程度の休憩を取らなくてはいけないのでその分も合わせてスケジュールを立てることをお忘れなく。
車内お酒を飲んだり、年配の方や小さなお子様が多い場合はもう少し頻繁にトイレ休憩を取る方が安心です。
休憩時間や渋滞の可能性を考慮せずギリギリの時間設定にしてしまうと当日思ったより時間がかかってしまって思い通りのスケジュールで動けない！なんてことになってしまうのであらかじめ余裕を持って計画するのが吉です。
立ち寄り先を決めましょう
目的地までおおよその時間を計画し出発時間などがイメージできたら、次は道中の立ち寄り先や現地についた後観光でバスを利用するなら観光地を決めましょう。
貸切バスはタクシーと違って当日思いつくままに行き先を変えるといったことはできません。事前に運行計画を決めてその通りに運行しないといけないという決まりがあるからです。
この段階では立ち寄り先は仮でも構いませんが、施設の休業日や営業時間をあらかじめ確認しておいた方が良いでしょう。季節によっては日没の時間も早まりますし、地方の場合は営業時間が短いこともあるので情報収集は大事です。
施設やアクティビティの予約や駐車場の手配は幹事さんのお仕事になるので注意が必要です。
お宿の手配も抜かりなく
一泊二日など宿泊を伴う場合はお宿の手配もしなくてはなりません。
この際、自分たちがバスで訪れることを忘れずに宿泊施設に伝えるようにしてください。バスで施設まで行くことができるのか、バス駐車場があるかを確認しましょう。
宿泊施設によっては、貸切バスでくるお客様のために運転士用の部屋を格安で用意していることもあります。もしくは自分たちのホテル付近で運転士の宿泊場所として利用できる割安のホテルを紹介してくれることもあるので事前に打診しておくのがお勧めです！
もしものために！雨の日用のプランを立てよう
目的地や利用内容によっては天候に大きく左右されてしまうこともありますよね。
せっかくの旅行ですから晴天に恵まれ計画通りに楽しく過ごすことができれば良いですが、なかなか思うようにならないのがお天気です。台風や豪雪といった大規模な災害でバスが運行できないというような事態でなければ雨天中止では規定のキャンセル料金が発生してしまいます。
せっかくの予定がパーになってしまう上にキャンセル料金もかかるような悲しい状況は避けたいですよね。こうならないために、早い段階で雨天用のプランを考えておくことをご提案します。
晴天時と同等の利用時間、走行距離で雨の日でも楽しめる行き先を事前に探しておいて雨天用のプランを用意しておけば当日の天候に応じて使い分けることが可能になります。
週間天気予報で悪天候が予想されてから雨天時のプランを追加することも可能ですが、参加する人たちの気持ちを考えると早い段階で「雨が降ったらこんなプラン」というのが決まっている方が心の準備がしやすいと思います。
幹事さんは大変！だけどその分やりがいもいっぱい
さて、今回はバス旅行を計画する際のポイントについてお話をしましたが注意しないといけない点が盛り沢山でしたね。
バスを利用するという点にフォーカスしただけでこれだけの量になりましたが、実際幹事さんは移動だけでなく旅行に関する一切を担い、諸々を考えないといけないので本当に大変な役目なんです。
手慣れた幹事さんならいざ知らず、初めて幹事を任された人は何から手をつければいいのかもわからない、というのが本音でしょう。
出発が近づくにつれ不安は増しますし当日も予定通りにならないことがあればハラハラ、旅が終わるその時まで心の休まる時はありません。
それでも旅行が成功に終わったときには参加したみんなの楽しそうな笑顔や感謝の言葉、ほっとした気持ちなどが折り重なって大きな達成感へと変わります。
進んで幹事をする人も嫌々ながら任されてしまった人もポイントを押さえて団体旅行を成功させましょう！
