貸切バスの予約について 前日や当日予約は可能なのか？
貸切バスの予約について、前日や当日予約は可能なのか
予約いただくご質問に、「貸切バスはいつまでに予約をすればいいの？」や、「急な予定でバスが必要になった時は対応してもらえるのか？」というものがあります。
仲間内での話が盛り上がってあれよあれよと言う間に計画が進んでしまう勢い重視の団体さんもいれば、思わぬアクシデントで急遽日程が延期になって改めてバスを手配しないといけなくなったグループ、手配できていたと思ったバスが行き違いで契約できておらず今すぐバスを用意しないといけないなんて冷や汗ものの幹事さんなど事情は様々です。
結論からいくと、貸切バスの前日や当日配車は条件付きですが可能です。
ただし、貸切バスの予約はシーズンによってとりやすい・とりにくいが変わるため多くの人が旅行やレジャーに出かける、いわゆるハイシーズンに直前で予約をとることはかなり困難です。
逆に比較的人の動きが少ない閑散期であれば予約が埋まっていないバス会社も出てくるので手配できる可能性が高くなります。いずれの場合も、今日明日で空車があるバス会社を探すところから始めなければなりません。繁忙期は１〜２ヶ月先の日程でも想像以上にバスの空車は見つからないものです。
そんな中予定直前のバスを探すのに直接バス会社一社一社に連絡をするのはお勧めできません。なぜならば、電話帳やネットでバス会社の電話番号に手当たり次第連絡して、運良く空車を見つけられたとしても、運転するドライバーの調整がつかなければバスを動かすことができないからです。
貸切バスはその安全を担保するためにドライバーの健康維持に関する決まりが細かく定められており、１週間の中で運転できる時間に制限が課されています。そういった決まりの中でバス会社はドライバーそれぞれのシフトを組んでいるので、混み合う時期に突然新しい予定を組み入れることができないのです。
「バスは空いてるけどドライバーが足りない」、貸切バスの運転には高度な技術が求められていることもあり、そもそもドライバー不足が問題視されている貸切バス業界です。
では、少しでもバスを手配できる可能性を見出すためにはどうしたらいいのでしょうか？
直前の依頼は専門家に任せよう
貸切バスの手配を専門に行なっている旅行会社やWEBサービスに相談するのが良いでしょう。これらの事業者は、日頃から日本中のバス会社と取引をしているため広いネットワークを持っています。
そして常にバスの手配業務をおこなっているので各地の混雑情報やバス会社の空き情報を知っていることもあるのです。
バス会社とのツテを活用すれば、その会社の協力会社を紹介してもらえる場合だってあります。
つまり、お客様が自ら探すよりも効率的に、そして素早く空車を探すことができるのです。
さらに、ドライバーの問題に関しても予約件数が多い旅行会社なら自分たちが受注している運行の中からスケジュールの調整をかけてドライバーの乗務可能な枠を捻出することができる場合もあります。
バス会社も日頃から付き合いのある旅行社相手だと、なんとか都合がつくように頑張ってくれたりするものです。
このように、空車にたどり着くまでのスピードと、ドライバーを手配するための調整力・交渉力の点から、専門家に依頼することをお勧めします。
貸切バスを直前で手配する時気をつけること
貸切バスが急遽必要になった時は、自分たちでバス会社に直接あたるのではなく、バス手配の専門家を頼るのが良いというのは説明した通りです。
ここからは、バスを手配する時にまず決めておかなければいけないこと、気をつけなければいけないことをお伝えします。
出発場所を明確に
何はともあれ、お客様とバスが合流できなくては始まりません。どこに集まりバスに乗り込むかをしっかり決めましょう。
利用日まで余裕がないと慌ててしまって、情報が二転三転することも少なくありませんが、ドライバーに伝えるべきスケジュールがあやふやになってしまっては当日トラブルにもなりかねません。
まずは分かりやすい大きな駅や、有名な施設付近を合流場所に指定するのが良いでしょう。
また一度決めたら出発まで極力変更はしないようにしましょう。出発まで時間がないので、十分打ち合わせができないため変更の要望がドライバーさんに共有されていない！なんてことも起こり得ます。
バスの利用時間もはっきりと
急な利用の場合、スケジュールが完全に決まりきらないことも中にはあるかもしれません。
しかし、前述した通り混雑する時期はバスやドライバーにも前後の予定がぎっしり詰まっています。
当初依頼した利用時間をもとにバス会社も予定を立て前後の予定を調整するので、現地で時間の変更（延長や出発の後ろ倒しなど）はできないと思っておいた方が良いでしょう。
また、運行内容によっては交代ドライバーの確保が必要になることもあるので依頼時の内容から変更をするとそもそもバスの運行ができなくなることもあります。
バス料金の支払いは事前に済まさないといけない
貸切バス料金の支払いは基本的に先払いのところが大半です。ドライバーさんに直接手渡し、とかはできないので注意が必要です。
支払い方法については銀行振込なのか、各種クレジットカードなどその他の方法に対応してもらえるかを確認しましょう。
せっかく時間をかけてようやく、バスの目処が立ったのに事前の支払いができないから運行できなくなってしまった、なんてこともなくはないので気をつけてくださいね。
貸切バスのシーズンについて
ここまで、直前でバスを手配するためのポイントや流れについてご紹介しましたが、シーズンによっては間際のバス手配ができることもあれば、残念ながらどうしようもない時もあります。
最後に、貸切バスをチャーターするにあたって混み合う時期と、比較的余裕のある時期をご説明したいと思います。
繁忙期
- ゴールデンウィーク前後
- ７・８月
- シルバーウィーク
- １０・１１月
ゴールデンウィークは期間中もそうですが、大型連休は混み合うだろうから少し時期をずらそうと考える団体も多く、前後の週が混雑することも珍しくありません。７月の夏休みスタートから８月お盆までは一年を通して１、２を争う混み具合です。学生さんの合宿なども集中するのでとても予約が取りにくい時期です。秋の行楽シーズンが始まると紅葉が見所になる場所から非常に混み合います。学校行事や中国・台湾の大型連休である「国慶節」が１０月頭にあるため混雑もピークに達します。これらの時期は利用日の遅くとも３ヶ月前には予約を完了させておかないと、日が近づいてからの手配は困難を極めます。
閑散期
- １２月
- １月
ただし、年末年始は休業しているバス会社があったりドライバーの大半が休みを取るといったところも少なくないので注意がひつようです。これらの時期はバスの空車も見つけやすいため比較的直前の手配も対応できるケースが多いです。バス料金も繁忙期に比べると割安に設定されているのでリーズナブルにバス旅行をするなら狙い目の時期かもしれませんね。
