貸切バスの予約後やるべき7つのこと

幹事さん向け貸切バスの使い方

2020年3月6日 2020年6月10日

貸切バスの予約後やるべき7つのこと

バス旅行の計画を立て、何社か見積もりを依頼していろいろ話を聞きながら納得できたところで無事にバスの予約ができたあなた。予約さえ済めば全て完了、というわけにはいきません。バスの予約後、当日までに幹事さんがやらなければいけないことについてご説明したいと思います。

貸切バスの予約後、やるべき７つのこと

1.貸切バスの代金を支払う

貸切バスは基本的には「予約＝契約成立」です。現金のみ、クレジットカードOKなど支払い方法は依頼先によって異なりますが、振込先や期日を確認してバス代金を支払います。
期日までに支払いができないと予約がキャンセルされる場合もあるので、予約時の書面をよく確認して忘れないようにしましょう。

2.乗車人数と荷物の量を確認する

各バス車種ごとの乗車可能人数については下記の記事を参照してみてください。

貸切バスの種類

ただ、貸切バスは１台ごとオーダーメードで作られるため、同じ車種でも車両によって座席数が異なる場合があります。そのため基本的には申し込み時に伝えた人数が乗り切れる車両を手配しますので注意が必要です。

例）５３名で大型バスを予約したが、大型バスは６０名まで乗れるので人が増えても大丈夫だろうと思ったら６０名乗りのタイプは満車だった。

もうひとつ、気を付けなくてはならないのが、人数分の荷物も積み込めるかどうか、ということです。

２７名で中型バスを手配する場合、人は全員座ることができてもスーツケースなどの大きな荷物が人数分あると、トランクに積み込めない可能性が高いのです。

こういった場合は、見積もりの段階から荷物があることを伝えて最適な車種を相談してみると良いでしょう。

3.目的地や立ち寄り先のバス駐車場を確認する

貸切バスがコースの途中で立ち寄る施設や目的地での待機場所となる駐車場手配は基本的には利用するお客様自身で行う必要があります。

宿泊先や立ち寄り予定の施設にバスが停められる駐車場があるかを確認して、駐車場があればすぐに予約をしましょう。バスのサイズがわからない時はコチラをご参照ください。

もしもホテルや施設にバス専用の駐車場がない時は、付近にバス駐車場がないかどうかを聞いてみましょう。旅行客の多い観光地なら近隣の駐車場を把握していることも少なくありません。

他にもインターネットで検索してみたり、目的地の観光協会に問い合わせてみると良いでしょう。代行料金がかかりますがバス予約を依頼してところに相談することも可能です。

4.運転手の宿泊場所を手配する

１泊以上の行程で貸切バスを利用すると、運転手も宿泊待機になる場合があります。
＊行程によって、一旦車庫に帰るなどその時々によって変わるので確認が必要です。

運転手の宿泊場所を手配するのも原則利用するお客様の役目になります。

運転手の宿泊先はお客様と同じで問題ありませんが、皆さんのホテルや宿が高額な場合は、付近にある割安なビジネスホテルなどを手配しても構いません。

ホテルの場所が離れる場合、バスを駐車した場所から運転手の宿泊先までの交通費（タクシー代など）は別途必要となります。

また、原則夕食と翌朝の朝食のついたプランで手配することが求められます。素泊まりプランしかない場合は２食合わせて２５００円程度を現金で手渡しするようお願いされることが多いです。

運転手の宿泊場所を手配する時は、自分たちの宿が決まったら一緒に運転手さんが宿泊できる部屋があるか相談してみると良いでしょう。観光地のホテルや旅館の場合、バスで訪れるお客様のために運転手用の格安の部屋を用意してくれたり、近くで適当なホテルを紹介してくれることがあります。

5.団体名を決める

団体名は当日バスのフロントガラスに掲示するステッカーにも記載されます。「〇〇ご一行」などと書いてあるあのステッカーのことです。

観光シーズンで似たようなバスが多い駐車場や駅・空港ではこのステッカーが目印になるので、参加者にも事前に団体名を共有しておきましょう。

6.当日の代表者を決める

運行当日、バスの運転手と合流する時などの連絡役となる代表者を決めます。旅行会社と運転手が代表者となる人の名前・連絡先（当日繋がる電話番号）を事前に共有します。

もしも緊急の事態が発生した場合に代表者と運転手や旅行会社は連絡を取りますので、外国人の利用であっても代表者は日本語を話せる人でなくてはいけません。

7.乗降場所を決める

見積もりや予約の際は、最寄りの駅やターミナル駅を仮の出発地点として申し込むことが多いですが、当日集合する貸切バスの乗車場所と、解散場所になる降車場所を決めましょう。

バスが進入できて駐停車可能な場所であれば基本はどこからでも乗降できます。まずは希望の場所をお伝えください。

確認の上、変更が必要であれば代わりの場所を提案してもらえます。いずれの場合も集合地点の地図を用意してくれますので、参加する人が当日迷うわないよう事前に周知しておくと良いでしょう。

ちなみに下記のような場所にはバスを配車することはできません。

路線バスのバス停：路線バス専用のため貸切バスは停車できません。高速道路内のバス停も道路交通法で立ち寄りが禁じられています。
駅前ロータリー　：人通りや車の交通量が多く、路線バス・タクシーのロータリーに観光バスの進入は基本的に不可です。
狭い道路　　　　：片側１車線しかない狭い道路は対向車とすれ違えないため配車できません。
交通規制エリア　：事前に所轄の警察署で申請を行い通行許可を得ていないと配車できません。

配車地点には、通常出発予定時刻の１０〜１５分前にバスが到着します（１５分前配車）。ただし、交通量が多かったり近隣からの苦情が出るような場所の場合、着発といって皆さんの出発準備が整い次第配車場所に到着し、乗り込んですぐの出発になる場合があります。

荷物がたくさんあるなど乗車に時間がかかりそうな時は、余裕を持って乗降ができる配車場所を選ぶことが大事ですね。

予約後の変更について

続いて、貸切バスの予約が完了した後に何か変更が必要になった場合の注意事項を説明したいと思います。

乗車人数の変更

予約後の乗車人数ですが、バスの定員内であれば問題ありません。利用日の前日に行う最終確認後、当日急遽追加があっても定員内であれば大丈夫です。バスは貸切料金ですので人数が増えてもバスバス車種が変わらなければ追加料金は発生しません。ただし、人数の増減によってバス車種を変える場合は料金が変わるケースもあります。

行き先（行程）の変更

行き先をはじめ出発地や経由場所の変更に関して、利用日まで余裕をもってお申し出いただければ基本的に対応可能な場合がほとんどです。
ただし、都道府県をまたいでの変更の場合はバス会社の営業区域の点から対応が困難な時がありますのでご注意ください。

バスの営業区域に関しては「道路運送法」に定められています。一般旅客自動車運送事業者（バス会社）は、発地及び着地のいずれもがその営業区域外に存する旅客の運送（路線を定めて行うものを除く）をしてはならない。

また、貸切バスは走行距離と利用時間をもとに料金算出をしているため、軽微な変更に感じられても料金が変更になる可能性があります。変更後の内容に応じて再度見積もりを行い、差額の精算が必要となります。

貸切バスは管理上、運行の１週間前には行程を決定する必要があります。行き先の変更は利用日の１週間前までに済ませるようにしましょう。

バス車種を変更する

利用人数の変動で、中型バスから大型バスへなど、バス車種の変更も空車があれば対応可能です。車種の変更で、当初予定していたバス会社から別のバス会社に変わってしまうこともありますのでバス会社の指定がある場合などは注意が必要です。

また、変更のタイミングによっては元々予約していたバスにキャンセル料金が発生することもありますので、キャンセル規定などを確認してから変更の依頼をしましょう。

混雑するシーズンで出発日が近づいてから、予算を抑えるためにバスを小さいタイプに変更する場合などは、空車が少なくなっていて当初のバス料金と変わらない金額でしか小さなバスが見つからない！なんてこともあるので基本的には直前で車種を変更しない事をオススメします。